10 lỗi thường gặp khi tham dự hội chợ quốc tế

Ai cũng đều có thể mắc sai lầm, nhưng nếu chúng ta lường trước được những khó khăn có thể xảy ra thì chúng ta có thể tránh được những sai lầm không đáng có. Dưới đây là 10 lỗi thường gặp khi tham dự hội chợ triển lãm: 

Trước hội chợ

1. Không xác định mục tiêu khi tham dự hội chợ triển lãm

Mục tiêu hay mục đích tham dự hội chợ là việc cốt yếu phải làm trước khi đưa ra quyết định có nên tham dự hội chợ triển lãm hay không. Xác định mục tiêu muốn đạt được khi tham dự hội chợ sẽ ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn hình ảnh, cách bố trí gian hàng và sản phẩm, sản phẩm mang đi triển lãm, phương thức đồ họa được sử dụng, phí bảo hiểm... của doanh nghiệp. Mục tiêu tham dự triển lãm sẽ bổ sung vào mục tiêu marketing chung của doanh nghiệp và có thể là một trong những công cụ hiệu quả để doanh nghiệp đạt được những mục tiêu lớn hơn.

2. Không đọc tài liệu hướng dẫn khi tham dự hội chợ triển lãm

Tài liệu hướng dẫn khi tham dự hội chợ triển lãm sẽ là tài liệu tham khảo hoàn chỉnh nhất dành cho bạn giúp bạn hiểu rõ mọi khía cạnh, vấn đề của hội chợ - lịch diễn ra các sự kiện, thông tin của đơn vị tổ chức, cách thức đăng ký tham dự, các biểu mẫu đăng ký sử dụng các dịch vụ tại hội chợ, bố trí các gian hàng, dịch vụ vận chuyển hàng hóa và cước phí, dịch vụ quảng cáo và xúc tiến bán hàng... Bạn cũng nên lưu ý tại một số hội chợ triển lãm khi đăng ký sớm có thể tiết kiệm được từ 10 - 20% so với phí đăng ký ban đầu.

3. Dành việc trang trí gian hàng đến phút chót

Vội vã, thay đổi kế hoạch và chi phí phát sinh do làm thêm giờ sẽ khiến cho bạn cực kỳ bận rộn và gấp rút khi chuẩn bị tham dự hội chợ triển lãm. Hãy lên kế hoạch việc trang trí gian hàng và những công việc liên quan thật sớm - có thể từ 6 - 8 tuần trước khi diễn ra hội chợ. Việc này giúp cho tất cả mọi người có liên quan bớt căng thẳng và tránh được những sai lầm không đáng có dưới áp lực của thời gian.

4. Không quan tâm đến sự chuẩn bị của nhân viên công ty

Toàn bộ nguồn lực (thời gian, vốn...) của doanh nghiệp đều được dồn hết vào việc tham dự hội chợ triển lãm. Tuy nhiên, những nhân viên được chọn, là người đại diện cho toàn bộ doanh nghiệp, lại thường không hứng thú khi tham dự hội chợ triển lãm. Họ làm vì trách nhiệm họ phải làm mà thôi. Chính vì thế, họ phải được trang bị đầy đủ thông tin và kiến thức trước khi tham dự hội chợ triển lãm ví dụ như - tại sao doanh nghiệp lại tham dự hội chợ này, sản phẩm trưng bày là gì và bạn, người chủ doanh nghiệp, mong chờ họ sẽ làm được điều gì.

Tại hội chợ

5. Không quan tâm đến nhu cầu của khách tham quan

Thông thường, các nhân viên cảm thấy bị ép buộc khi phải cung cấp thông tin cho khách tham quan gian hàng. Họ không điều tra được nhu cầu và mối quan tâm thực sự của khách tham quan tới sản phẩm/ dịch vụ của công ty. Họ thiếu các kỹ năng đưa ra câu hỏi và thường đánh mất cơ hội có được những thông tin quan trọng. Vì vậy, việc chuẩn bị và đào tạo trước khi diễn ra hội chợ là việc cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải làm.

6. Phát tài liệu quảng cáo và sản phẩm giới thiệu

Nhân viên công ty thường không biết phải làm gì khi có mặt ở gian hàng hoặc cảm thấy không thoải mái khi nói chuyện với người lạ. Chính vì thế, các tài liệu quảng cáo hoặc sản phẩm khuyến mại thường ít được sử dụng. Văn hóa ứng xử và cách sử dụng ngôn ngữ là một trong những rào cản để các nhân viên giao tiếp với khách tham quan gian hàng. Vì vậy, bạn phải lựa chọn thật kỹ những nhân viên có mặt tại gian hàng vì họ chính là người đại diện cho doanh nghiệp. Khách tham quan/ nhà nhập khẩu có thể thông qua đó mà họ đánh giá sự chuyên nghiệp trong kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

7. Không quen với việc quảng cáo hàng hóa/ dịch vụ tại hội chợ

Kể cả các nhân viên đã tham dự hội chợ triển lãm nhiều lần vẫn nhận ra rằng mình hoàn toàn không thành thạo với việc quảng cáo hàng hóa/ dịch vụ tại gian hàng. Hãy trao đổi với đội ngũ nhân viên tham dự hội chợ triển lãm và đào tạo họ mọi kỹ năng về quảng cáo và trình bày trước đám đông, giúp họ làm quen với các thiết bị và thực tập một số tình huống có thể phát sinh tại hội chợ.

8. Gian hàng chật cứng nhân viên công ty

Các doanh nghiệp thường cử một sô nhân viên có mặt tại gian hàng nhằm thu thập thông tin mới nhất có liên quan đến ngành hàng mình quan tâm. Tuy nhiên, các nhân viên thường chỉ ngồi quanh gian hàng, đợi khách đến liên hệ, có lúc gian hàng lại chật cứng nhân viên khiến cho khách tham quan/ nhà nhập khẩu cảm thấy không thoải mái khi đến gian hàng. Vì vậy, bạn phải yêu cầu nhân viên chủ động tiếp cận với khách hàng, hỏi thêm thông tin về sở thích, loại hình doanh nghiệp, vị trí, chức năng của họ trong công ty. Có được những ý kiến của khách thăm quan gian hàng sẽ giúp các đơn vị trưng bày triển lãm định hướng được nội dung sẽ bàn bạc sau đó.

Sau hội chợ

9. Không quan tâm đến khách tham quan/ nhà nhập khẩu sau khi kết thúc hội chợ

Rất ít khi công ty có thể đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng ngay tại hội chợ. Khách thăm quan thường tới hội chợ để nắm bắt sự phát triển về sản phẩm và công nghệ mới, gặp gỡ những đối tác hiện tại cũng như để liên hệ tìm kiếm những đối tác tiềm năng mới. Sau khi thăm quan hội chợ, họ thường bị quá tải về lượng thông tin thu thập được - họ có thể dễ dàng quên đi những cuộc tiếp xúc đã diễn ra.

Để đi đến ký kết hợp đồng sau khi đã có tiếp xúc trực tiếp thì điều vô cùng quan trọng là phải có các hoạt động được triển khai hiệu quả, nhanh chóng và thích hợp sau khi diễn ra hội chợ.

10. Không đánh giá hiệu quả sau khi tham dự hội chợ triển lãm

Việc đánh giá hiệu quả tham dự hội chợ triển lãm sẽ giúp bạn đưa ra những biện pháp cải thiện cho lần tham dự sau. Không hội chợ nào giống hội chợ nào, mỗi lần tham dự bạn sẽ gặp những trở ngại và khó khăn khác nhau. Hãy lập kế hoạch để nhân viên công ty đánh giá hiệu quả sau khi tham dự hội chợ triển lãm.

Nguồn:

http://www.go2fair.com/vn/km/10-loi-thuong-gap-khi-tham-du-hoi-cho-quo-c-te/

SHIPMENT CONSIGNMENT, IS IT RISKY BUSINESS?

The Containers - Photo by Tam Nguyen

The Basics of Shipment Logistics

A transport document is required to get products moved logistically from place of origin to destination in the most direct route possible. A documentary letter of credit (LC) will require a transport document as proof that the exporter has sent the required goods in the manner agreed upon between the buyer and seller. The opening bank will stipulate the consignment instructions of the transport documentand distribution of the ‘original’ document. These instructions reflect the risk the bank is willing to take and the standard import procedures at destination. Banks will also consider the time required to present negotiable documents to the advising and opening banks and the transportation cycle of the goods.  

Documents Prepared for Consignment

There are two types of transport documents, namely negotiable and non-negotiable. Non-negotiable documents frequently used are: the airway bill, forwarders’ cargo receipt, and truck bill of lading. The ocean bill of lading is the most common negotiable document, but is only negotiable when the consignment area of the bill of lading is preceded with the words “To order.” Express bills of lading consigned directly to the buyer or other party, are not negotiable documents.

The difference between a non-negotiable document and a negotiable document is that a negotiable document actually transfers title of the goods once one ‘original’ of the document is endorsed and surrendered to the buyer. Though the original bills of lading traditionally come in a set of three originals, the endorsement of only one of the originals is sufficient to pass title. This is evidenced by the statement on the bill of lading: “Bill of lading issued in three (3) originals, one being accomplished the others to stand void.”  

Ocean Bills of Lading

When shipping overseas, most letters of credit will require a full set of ocean bills of lading (OBL) to be prepared in negotiable form for presentation to the bank. This is strictly a condition decided by the opening bank based on credit worthiness of the buyer and common customs practices at destination. The process of securing a clean ‘on board’ ocean bill of lading can take from days to weeks depending on the complexity of the shipment and the logistics. The bill of lading generally will go through several proofing processes before it is released to assure the accuracy of compliance with not only the piece count, weights and measures, but for LC language and statement compliance. Once the OBL is secured, more time will be required for preparation of documents and courier delivery to the negotiating bank. It is clear that this process can be very lengthy and may take a better part of the default negotiation period of 21 days. On the other hand, some destinations and trade routes can be a very short time span, requiring about a week, more or less, for the cargo to reach its intended destination. The cargo is in port and needs to be claimed by the buyer but the opening bank has not yet notified the buyer of the arrival of documents. It is easy to see how this could lead to a series of frantic communications between the buyer and seller as to the fate of the impending shipment. The buyer may face demurrage or storage charges if the document situation is not resolved quickly.

This potential dilemma can be avoided. Copies of documents in advance of the arrival of the shipment will allow the buyer to put the clearance process of securing the goods in motion. In this type of situation, the bank may elect to have one original bill of lading sent directly to the buyer in advance of the bank documents for clearance purposes. Another possible solution is to straight consign the bill of lading making it non-negotiable. All of these options are a possibility but the risk and the design of this ‘fix’ is exclusively in the hands of the opening bank. The bank will decide what risks, if any, are appropriate based on the buyers’ history. This type of scenario can be addressed with the bank in advance of the shipment allowing a smooth transition and harmonized coordination of the goods and the documents. A shipment not under a LC is the decision of the seller. If a seller wishes to transfer title, they need only state “to order”, in the consignee field. A shipment that has been paid in advance or under open account arrangements can be treated as a non-negotiable transport document. Airway Bills CPT, CIP, DAT, DAP, and DDP  Incoterms® rules for air shipments will most often require an air waybill. The scenario of goods arriving before documents is not quite as dire as ocean cargo and definitely more common. In fact, it is the nature of air cargo for this situation to occur. The consignment of air waybills however can play an important role in securing the goods and processing their release through customs at the destination airport. The banks are not as concerned with the air consignment instructions in an LC since it is a non-negotiable document, after all. Copies of documents can be sent in advance to the buyer to start the customs clearance  process in motion just as in the case of ocean shipments. The buyer can even have the goods released and delivered against copies of documents long before the banks documents arrive. So why is this situation so different and what about the payment to the seller? Is the exporter flirting with a potential risk hazard of non-payment? The answer is no. There are procedures for air cargo shipments that have been in place for many years. The commercial invoice becomes the negotiable document in an air transaction. When it comes to the consignment of an air waybill, it is best NOT to consign the goods to a bank. Before going into hyperventilation, relax and consider the operations of an airline import desk and the destination customs desk that are nearby. Goods arrive consigned directly to an importer or buyer. Document pouches generally consisting of an air waybill,invoice and packing list, are sent to the import desk for notification to the potential importers of the arrival of their shipment. Frequent importers will likely have an appointed customs broker to intercede in the process on their behalf. The desk staff will put each document set in the appropriate bin for the customs broker, importer, and ‘other.’ The last of these bins is best avoided. The customs broker may be the consignee or notify party. The bank could also be a notify party. Envision each party being notified as instructed on the air waybill. We come to a bank to be notified. Is an airline employee going to even   attempt to get in touch with a bank that may or may not have a telephone numbershown? Ok, in our example, the phone number is shown and the LC department on the other end of the line gives a less thanenthused ‘ok’ and hangs up. What was accomplished by putting the bank on the air waybill as the consignee or notify party? It isn’t likely the bank will be sending a truck over to pick up the goods.

In the case of the commercial invoice becoming the negotiable document it is important to remember that only copies of documents should move with goods having payment restrictions. The bank will hold the original and will exchange it for money from the buyer. There is a ‘free time’ allowed for the exchange of money and documents to take place 

Source: http://www.tradetechnologies.com

WHEN BANK IS CONSIGNEE IN THE LETTER OF CREDIT AND COLLECTION

One Benche member asked the question:

"If I as an exporter ship my goods by air or truck under an LC or documentary collection, and the buyers bank is ok with to be the consignee of the goods, what security does that give me as an exporter? If the buyers bank is ok with being the consignee, what happens thereafter? Does the forwarder or carrier contact the buyer's bank and say: "I have goods for you but you are a bank and thereby logically not normally a recepient of traded goods. What shall I do with the goods?" How is the issue with the goods solved between the buyers bank and the forwarder/carriers?

Another question: Even if the buyers bank is ok with being the consignee, would it not be a risk if my buyer is stated in the "Notify party" field of the AWB or CMR? Can't he find out where the goods is delivered and simply go and get it?"

The answers from the members explained different perspectives on this issue:

The AWB is not a document of title, is not a negotiable document and delivery is always to the named consignee without having to surrender of the document. Since It is not a negotiable documents, when the AWB's is consigned to the Bank, whether or not the bank was entitled to release the goods to the buyer is a different issue. If goods were consigned to the bank technically the goods could only be released with the permission of the bank and I believe this might give you some comfort. However it may also be a problem to you due to delay by whatever reasons that the bank as consignee is not willing endorse and authorise to release the goods as they have no obligation to do so.

Under normal circumstances the forwarder or carrier at the destination port will be advised whom should they contact for delivery and the party will not be the bank even the AWB is consigned to the bank. If the forwarder or carrier contact the bank for delivery, the bank will not act on it if they have not received any instruction from the buyer.

In practice the forwarder or carrier will contact the buyer for delivery and when the AWB is consigned to the bank, they will request the buyer to get the bank's authorisation to release the goods. However as mentioned earlier, the bank has no obligation to do so and it will depend the banks policy. However there are also cases when goods are delivered directly to the buyer without the banks intervention even though AWB is consigned to the bank. Under this circumstance the bank should not be held liable.

Banks do not deal of the delivery of goods and have no obligation to release the goods. What happen to your goods will fall back on the contract of carriage with the forwarder or carrier and this have nothing to do with the banks even AWB is consigned to them. Generally the air consignment should be used if you have no doubt with the buyer integrity and by consigning the AWB to the bank will only give you some comfort and not security over the goods.

The Containers - Photo by Tam Nguyen

Depending on whether your L/C is available by negotiation or by payment you have different degrees of risk. In the case of a L/C available by negotiation, provided all documents presented to your bank (the negotiating bank) are strictly in accordance to the L/C, you will be paid (up to five working days normally) after you present your documents. In the case of a L/C available by payment (which many people discourage since the responsibility of payment rests with a foreign entity, with foreign laws, albeit that the L/C is subject to ICC600) the issuing bank is responsible for paying you (again provided the documents presented are strictly in accordance to the L/C terms.

 Source:
http://www.thebenche.com/blogs/awalker/292-exporter-risks-when-bank-consignee-letter-credit.html

SẢN XUẤT SẠCH HƠN CHO NGÀNH SẢN XUẤT TRE

Nguồn: www.vncpc.org

SẢN XUẤT SẠCH HƠN CHO NGÀNH SƠN MÀI

Nguồn: www.vncpc.org

THÔNG TIN CẦN BIẾT KHI ĐI CÔNG TÁC HOẶC DU LỊCH NHẬT BẢN

1- ĐẤT NƯỚC CON NGƯỜI NHẬT BẢN

Nhật Bản thuộc vùng ôn đới có bốn mùa mang những đặc điểm riêng. Mùa Xuân và mùa Thu là hai mùa đẹp nhất trong năm. Thời gian lý tưởng nhất để đến Nhật Bản là vào nửa cuối tháng 3 đến đầu tuần tháng 4 là lúc hoa Anh Đào nở rộ và từ nửa cuối tháng 10 đến nửa đầu tháng 11 là thời kỳ lá vàng lá đỏ.

Nhật Bản là nước đông dân thứ 10 thế giới. Tính đến tháng 10/2010, dân số của Nhật Bản là 125,77 triệu người, trong đó số người từ 65 tuổi trở lên chiếm khoảng 25%. Chính phủ dự đoán con số này sẽ tăng lên 40% vào năm 2050 do số người già qua đời trong khi tỷ lệ sinh ngày càng thấp. Người dân Nhật Bản nổi tiếng có tinh thần dân tộc cao, kiên cường và kỷ luật. Từ một nước hầu như không có tài nguyên lại luôn bị đe dọa nhưng Nhật Bản đã vươn lên trở thành nền kinh tế thứ hai thế giới và hàng đầu của Châu Á.

Mùa thu ở Kongobu-ji trên đỉnh núi Koya, Nhật Bản

  

2- GIAO THÔNG Ở NHẬT BẢN

Hệ thống giao thông công cộng ở Nhật Bản rất hiện đại, dịch vụ tốt, tầu điện ngầm, tầu nổi và xe buýt rất phổ biến và thuận tiện. Hệ thống thông tin, chỉ dẫn tại các ga tầu rất rõ ràng, dễ hiểu. Có cả chỉ dẫn bằng tiếng Anh kèm theo.

3- TIỀN TỆ

Nhật Bản sử dụng tiền Yên (JPY). 1 JPY=# 265 VND; 1 USD =#80 JPY. Tỷ giá thay đổi tùy thời điểm.

( Link tham khảo tỷ giá  http://www.oanda.com/convert/classic )

Khi đến Nhật Bản tốt nhất nên mang theo tiền Yên. Hầu hết các khách sạn, nhà hàng, cửa hàng, cửa hiệu đều thanh toán bằng tiền Yên, không thu Đô La Mỹ.

4- MÚI GIỜ

Nhật Bản đi trước Việt Nam 02 tiếng. Ví dụ: Tại Việt Nam là 12:00 trưa thì tại Nhật là 14:00 chiều cùng ngày.

5- XIN VISA VÀO NHẬT BẢN

5.1. Người có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được miễn thị thực Nhật Bản từ 01/5/2005 theo qui định của Bộ Ngoại Giao hai nước Việt Nam - Nhật Bản.

5.2. Người có hộ chiếu phổ thông cần phải xin thị thực nhập cảnh Nhật Bản. Từ khu vực Bình Định trở ra Bắc xin visa tại Hà Nội, Bộ phận Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt nam, địa chỉ 27 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội, điện thoại 04-3846-3000/ máy lẻ lãnh sự 3133. Từ tỉnh sau Bình Định trở vào xin visa tại Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP HCM, số 13 - 17, Đường Nguyễn Huệ, Quận 1, TP HCM, điện thoại 08-3822-5314.

Thời gian trả kết quả là sau 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ. Chi tiết tham khảo : http://www.vn.emb-japan.go.jp/html/consular.html.

5.3. Người có thẻ Apec còn hiệu lực mà trên thẻ ghi rõ được đến Nhật Bản thì không phải xin visa vào Nhật Bản.

6- MUA SẮM HÀNG HÓA

Thuế VAT ở Nhật Bản là 5%. Người nước ngoài được miễn VAT khi mua hàng với điều kiện phải mua ở các cửa hàng miễn thuế và phải trình hộ chiếu. Vì vậy khi mua hàng ở Nhật, đặc biệt là đồ điện tử ( ví dụ tại Akihabara, Big Camera ..) nên nhìn biển của cửa hàng có đề chữ "Duty Free Shop", nếu không ghi gì thì tốt nhất nên hỏi nhân viên xem có được miễn thuế không trước khi quyết định mua. Nếu được miễn người ta sẽ khấu trừ luôn tiền thuế vào hóa đơn nhưng phải giữ hóa đơn phòng khi cần xuất trình tại sân bay. ( Khác với Singapore hay một số nước châu Âu là dù được miễn thuế cũng phải trả cả tiền thuế ngay khi mua hàng, sau đó làm thủ tục hoàn thuế tại sân bay ).

7- ĐIỆN DÙNG Ở NHẬT là 100 V, ổ cắm dẹt, 2 lỗ. Nên mang theo phích cắm dẹt 2 chân hoặc phích chuyển đổi từ ổ dẹt ra ổ tròn.

( Còn tiếp )

Nguồn : Bộ Công Thương - Cục Xúc Tiến Thương Mại Việt Nam - Trung tâm Xúc tiến Thương mại, Đầu tư và Du lịch ASEAN - Nhật Bản

MERRY CHRISTMAS & HAPPY NEW YEAR 2012

VIETNAM TRADE FAIR 2011 - FURNITURE & HANDICRAFTS

From Oct 05th - Oct. 08th, 2011
Venue : TAN BINH EXHIBITION AND CONVENTION CENTER ( TBECC )

 446 - Hoang Van Thu St., Tan Binh Dist., HCMC, Viet Nam

Organizer : HCMC Department of Industry & Trade

http://www.congthuong.hochiminhcity.gov.vn/

http://www.hcmcexpo.com.vn/

KHAITAM LACQUERWARE Booth No. : C 61 - 62

http://www.khaitamlacquerware.com/